Ai sensi e per gli effetti del Regolamento (UE) n. 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riferimento al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (Regolamento generale sulla protezione dei dati, di seguito, anche, “Regolamento” o “GDPR”) e che abroga la Direttiva 95/46/CE, La informiamo che i dati personali da Lei volontariamente messi a disposizione di Sclavo Vaccines Association ONLUS. saranno oggetto di trattamento nel rispetto della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali e, comunque, dei principi di riservatezza e trasparenza.

1 Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è Sclavo Vaccines Association ONLUS (C.F. 92049180521), con sede legale in Siena (SI), in Piazza La Lizza, 7, Telefono: +39 0577 539145, e-mail: info@sclavo.org (di seguito “SVA”).

2 Dato personale

Per dato personale si intende qualsiasi informazione che La riguarda ed è a Lei riferibile, ivi comprese quelle indicate all’art. 9 del Regolamento, denominate “categorie particolari di dati personali”, quali ad esempio i dati genetici e biometrici, le informazioni relative alla salute, all’origine razziale o etnica, alle opinioni politiche, alle convinzioni religiose o filosofiche, all’appartenenza sindacale (di seguito i “Dati”).

Nello specifico:

Dati raccolti al momento dell’iscrizione all’evento. Le verranno richiesti i Suoi Dati identificativi, tra cui nome, cognome e indirizzo e-mail, nome dato nuovo raccolto.
Eventuali Dati raccolti durante la partecipazione all’evento

Attraverso videoriprese, registrazioni sonore e fotografie potranno essere raccolti filmati, registrazioni vocali e immagini (in base alla tipologia di evento organizzato).

3 Finalità del trattamento

Il trattamento dei Suoi Dati è finalizzato:

all’iscrizione e alla partecipazione all’evento;
all’invio di comunicazioni di servizio, quali la conferma e il promemoria dell’iscrizione all’evento;
all’eventuale pubblicazione e/o diffusione in qualsiasi forma, a fini informativi e/o promozionali, dei filmati, delle registrazioni vocali e delle immagini che La ritraggono durante le attività svolte nel contesto dell’evento sul sito internet della Società, su carta stampata e/o su qualsiasi altro mezzo di diffusione (a seconda della tipologia di evento organizzata) per testimoniare la realizzazione dell’evento e promuovere l’attività svolta in tale contesto da SVA;
alla comunicazione a soggetti terzi e aziende partner della Società che hanno collaborato alla realizzazione dell’evento, per il rilevamento delle presenze e dati statistici, nonché ad allergie alimentari per la preparazione di pasti specifici.

4 Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei Suoi Dati per le finalità a) e b), indicate al precedente punto 3., trova base giuridica nel legittimo interesse della Società di assicurare il normale svolgimento dell’evento. Il trattamento dei Suoi Dati per la finalità c), indicata al precedente punto 3., trova base giuridica nel legittimo interesse della Società di testimoniare la realizzazione dell’evento e promuovere l’attività svolta in tale contesto. Il trattamento dei Suoi Dati per le finalità d), e) e f) indicate al precedente punto 3., trova base giuridica nel Suo consenso specifico, che Lei è libero di prestare o meno e che può, comunque, revocare in qualsiasi momento.

5 Natura del conferimento dei Dati e conseguenze di un eventuale rifiuto

Con riferimento alle finalità indicate al precedente punto 3, il conferimento dei Suoi Dati ha natura obbligatoria, in quanto necessario ai fini della partecipazione all’evento. Pertanto, un Suo eventuale rifiuto a fornire i Suoi Dati comporterà l’impossibilità di partecipare all’evento stesso.

6 Modalità del trattamento

Nell’ambito delle finalità indicate al precedente punto 3., il trattamento dei Suoi Dati, ivi incluso l’eventuale ritratto contenuto in filmati / registrazioni vocali / immagini, avverrà mediante strumenti elettronici, nel rispetto delle disposizioni normative in materia di trattamento dei dati personali, adottando le misure di sicurezza adeguate. SVA mette in evidenza che il trattamento dei Dati da Lei forniti al momento dell’iscrizione all’evento avviene attraverso il sito istituzionale della SVA con inoltro ad una specifica casella e-mail della stessa Istituzione. Iscrivendosi all’evento, l’Utente acconsente alla memorizzazione dei propri Dati sui server di e-mail della SVA.

Il trattamento dei Suoi Dati sarà gestito da personale appositamente formato e istruito, proprio per garantirne l’adeguata sicurezza e riservatezza, nonché per evitare rischi di perdita e/o distruzione e accessi da parte di soggetti non autorizzati.

7 Comunicazione e diffusione dei Dati

I Suoi Dati potranno essere comunicati:

ai soggetti interni alla Società appositamente autorizzati che svolgono attività connesse e strumentali alla gestione dei servizi richiesti;
a soggetti specificamente nominati Responsabili del trattamento;
a soggetti terzi e alle aziende partner della Società convolti nella realizzazione dell’evento.

Nei limiti pertinenti alle finalità di trattamento sopraindicate, i Suoi Dati (filmati / registrazioni vocali / immagini) potranno essere oggetto di pubblicazione e/o diffusione in qualsiasi forma sul sito internet della SVA, sui canali social della SVA (Facebook, LinkedIn, Twitter) e/o su qualsiasi altro mezzo di diffusione.

8 Periodo di conservazione dei Dati

I Suoi Dati saranno conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati, nel pieno rispetto del principio di limitazione della conservazione previsto dal Regolamento e/o per il tempo necessario per obblighi di legge.

La verifica sulla obsolescenza dei dati conservati in relazione alle finalità per cui sono stati raccolti viene effettuata periodicamente.

9 Diritti dell’interessato

Con riferimento ai Suoi Dati, Lei ha il diritto di chiedere alla Società con le modalità indicate dal Regolamento:

l’accesso, nei casi previsti;
la rettifica dei Dati inesatti e l’integrazione di quelli incompleti;
la cancellazione dei Dati per i motivi previsti, come ad esempio quando non siano più necessari rispetto alle finalità sopra indicate o non siano trattati nel rispetto del Regolamento;
la limitazione di trattamento per le ipotesi previste, come nel caso si contesti l’esattezza dei Dati e occorra verificarne la correttezza;
la portabilità vale a dire il diritto di ricevere, nei casi previsti, in un formato strutturato di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico i Dati e di trasmettere detti Dati ad un altro titolare del trattamento;
l’opposizione al trattamento, nei casi previsti.

Le ricordiamo altresì che, con riferimento alle finalità indicate nel precedente punto 3, Lei ha il diritto di revocare il consenso al trattamento dei Suoi dati in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

10 Modalità di esercizio dei diritti

La informiamo che potrà esercitare i diritti di cui al precedente punto 9. Attraverso le seguenti modalità:

telefonando al numero +39 0577 539145;
scrivendo a Sclavo Vaccines Association in Via Fiorentina 1, 53100 – Siena (SI, alla cortese attenzione dell’Ufficio Privacy;
inviando una e-mail all’indirizzo info@sclavo.org.

Il termine per la risposta è un (1) mese, prorogabile di due (2) mesi in caso di particolare complessità; in questi casi SVA comunque fornisce almeno una comunicazione interlocutoria entro un (1) mese.

L’esercizio dei diritti è, in linea di principio, gratuito. SVA si riserva comunque il diritto di chiedere un contributo in caso di richieste manifestamente infondate o eccessive (anche ripetitive). SVA si riserva inoltre il diritto di chiedere informazioni necessarie a fini identificativi del richiedente.

11 Reclamo

Nel caso ritenga che il trattamento dei Suoi Dati violi le disposizioni contenute nel Regolamento, Lei ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali oppure, in alternativa, presentare ricorso alla competente Autorità giudiziaria.

12 Trasferimento dei dati all’estero

I Suoi Dati sono conservati presso la sede della Società e su server ubicati nell’Unione Europea.

SVA intende altresì informarLa che i server di E-mail. sono ubicati in Paesi extra UE (USA) e che, ai fini del trasferimento internazionale dei dati personali raccolti nello Spazio Economico Europeo (SEE), i server E-mail. aderiscono alla “Decisione di esecuzione (UE) 2016/1250 della Commissione del 12 luglio 2016 sulla adeguatezza della protezione offerta dal regime dello scudo UE-USA per la privacy” (“Privacy Shield”). Per maggiori informazioni a riguardo La invitiamo a consultare la Privacy Policy di Microsoft e Siteground

13 Processi decisionali automatizzati

I Dati non sono oggetto di trattamento mediante un processo decisionale automatizzato.